Aktualności

Pracodawcy często zatrzymują dla siebie oryginały zaświadczeń o ukończonych szkoleniach (w tym BHP) czy innych kursach, podobnie jest z badaniami lekarskimi, a co o tym mówią przepisy?

Dokumentacja profilaktycznych badań lekarskich.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. W sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr. 62, poz.286 z późn. zmian.)

Zgodnie z § 1 ust. 3 rozporządzenia, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów (w tym między innymi orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku).

Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W trakcie trwania zatrudnienia, pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. W części B gromadzone są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

– orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (§ 6 ust. 1).

Zasady przeprowadzania badań lekarskich pod kątem przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku określają przepisy art. 229 Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr. 69, poz. 332 z póź. zmian.).

Zgodnie z § 3 ust.4 i 5 wymienionego rozporządzenia, orzeczenia lekarskie są wydawane w formie zaświadczeń według wzorów określonych w załącznikach do rozporządzenia. Zaświadczenia, o których mowa, lekarz prowadzący badanie profilaktyczne przekazuje pracownikowi i pracodawcy.

Z powyższego wynika, że zaświadczenie sporządzane jest w dwóch egzemplarzach – bez rozróżnienia na oryginał i kopię. Nie ma więc znaczenia który egzemplarz otrzymuje pracodawca, a który pracownik.

Należy zwrócić uwagę, że żaden z powołanych przepisów nie nakłada na pracodawcę obowiązku przechowywania oryginału zaświadczenia (w przypadku wydania przez lekarza zaświadczenia w formie oryginału i kopii).

Zaświadczenia z szkoleń i kursów.
Z reguły pracodawcy wysyłając pracowników na różnego rodzaju kursy, czy szkolenia proszą pracownika, aby po ich zakończeniu koniecznie wydał im certyfikat, czy też inne zaświadczenie dokumentujące fakt ich odbycia. Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy że takie działania pracodawców nie znajdują uzasadnienia w treści obowiązujących przepisów.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii. Prawo to dotyczy nie tylko dokumentów przedkładanych przez pracownika na etapie przyjmowania do pracy, ale również uzyskanych w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy. Bez znaczenia jest fakt, że to właśnie pracodawca pokrył koszty danej formy kształcenia, której uczestnikiem był pracownik.
Zwróćmy uwagę na logikę tego przepisu, wszelkie zaświadczenia potwierdzające odbycie przez pracownika szkoleń, kursów lub innych form kształcenia są, co do zasady dokumentami imiennymi, wystawionymi na konkretna osobę. W tym przypadku na pracownika. Zaświadczenie takie stanowi własność osoby wskazanej w jego treści. Pozbawienie pracownika oryginału omawianego dokumentu byłoby, zatem działaniem bezprawnym. To dlatego pracodawca może jedynie zrobić odpis lub kopię zaświadczenia, umieszczając ją w aktach osobowych pracownika, po czym niezwłocznie zwrócić pracownikowi oryginał.
Zgodnie z przepisami o kształceniu dorosłych w formach pozaszkolnych wynika, iż adresatem zaświadczeń wydawanych po odbytym szkoleniu jest osoba będąca uczestnikiem danej formy kształcenia.

Jedynym wyjątkiem od zasady obowiązku zwracania pracownikowi oryginałów zaświadczeń dokumentujących odbyte przez niego formy kształcenia jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp. Oryginał takiego zaświadczenia należy przechowywać w części „B” akt osobowych pracownika.